موسسه مطالعات و پژوهش هاي سياسي

تاریخچه سند و آرشیو و نقبی به سازمان اسناد ملّي

7547 بازديد   
تاریخچه سند و آرشیو  و نقبی به سازمان اسناد ملّي

 روز 17 اردیبهشت 1349 قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران به تصويب مجلس شوراي ملي رسيد و جهت اجرا به دولت ابلاغ شد. با اين مصوبه مقدمات تشكيل آرشيو ملي ايران به عنوان پاسدار فرهنگ و هويت تاريخي كشور به وجود آمد.
آرشیوها، تشکیلاتی با مأموریت‌هائی خاص و ویژه هستند؛ مأموریت‌هائی فراتر از موانع و مرزهای مکان و زمان. آرشیو، حلقة پیوند میان گذشته، حال و آینده است؛ آینده‌ای که ما معتقدیم ساختن آن، تنها با حفظ پیشینه‌های فرهنگی جامعه و بهادادن به اسنادی محقق مي‌شود که امروز مسئولیت حفظ و نگهداشت آن‌ها به ما سپرده شده است و این مهم میسر نخواهد شد، مگر با زدودن غبار غربت از چهرة آرشیوها، با استمداد از مردمی که خود پديدآوران اسناد و نگهدارندگان و بهره‌برداران آن هستند.
تاريخچه‌اي كوتاه از پيدايش آرشيوها در جهان
  آرشیو، پدیده‌ای تازه و نو ظهور نیست. هرچند در دنیای امروز، این واژه گستره و کاربردی وسیع‌تر از گذشته پیدا کرده است، اما به جرئت می‌توان گفت، از زمانی که حکومت‌ها و دولت‌ها پا به عرصة ظهور نهادند، آرشیو هم جایگاهی در تشکیلات حکومتی به خود اختصاص داد. سرآغاز تاریخچة پيدايش آرشیوها را، به زمان پیدائي خط نسبت داده‌اند و سرنخ آن‌ها را، در دولت‌های عصر باستان مانند آشوریان و سومری‌ها، مصریان، هیتي‌ها، یونانی‌ها و رومی‌ها، می‌توان یافت. آرشیوهای آن روزگار، در سه ساختار يعني آرشیو سلطنتی، آرشیوهای معابد و آرشیوهای خصوصی ديده مي‌شد.
  تاریخ تشکیل آرشیوها را در شکل نوین آن‌ها، قرن دوازدهم میلادی می‌دانند. در آن قرن، بایگانی مفهومی تازه پیدا کرد و به دنبال آن، تحولی در مفهوم آرشیوها و نگرش جامعه نسبت به اهمیت آن‌ها پدید آمد. از دورة رنسانس تا انقلاب کبیر فرانسه، روز به روز بر اهمیت سیاسی آرشیوها افزوده شد. در شکوفائی مفهوم نوین آرشیوها، کشور فرانسه پیشگام بود. بروز انقلاب در آن کشور، با از میان برداشتن نهادهای قدیمی، امکان تمرکز آرشیوها را به شیوه‌ای نوين فراهم آورد.
آرشيو در ايران
آرشیو در ایران نیز، دارای پیشینه‌ای کهن است و از آنچه در کتاب‌ها نقل شده، چنین برمي‌آيد که کشور ما از روزگار فرمانروائي هخامنشیان دارای نهادی با کارکردها و وظایف آرشیو بوده که در هر دوره، با نامی از آن یاد می‌شده است. واژه‌هائی چون خزانه، خزانة حجت و دفترخانة دیوان اعلا، از آن دست نام‌هایی است که در زمان‌های گذشته به آرشیو اطلاق می‌شده است. آرشیو با ساختار نوينش در ایران، با تصویب «قانون تأسیس سازمان اسناد ملّی ایران» در هفدهم اردیبهشت ماه سال 1349 ش.، در مجلس شورای ملّی، پدیدار شد. این سازمان در نقش آرشیو ملّی ایران، تا سال 1381 به عنوان سازمانی مستقل مشغول فعالیت بود تا اين كه در تاريخ 2/6/1381، بر اساس مصوبة شوراي عالي اداري، با کتابخانة ملّی ایران ادغام و سازماني جديد با عنوان «سازمان اسناد و كتابخانة ملّي جمهوري اسلامي ايران» به وجود آمد و هر دو نهاد پيشين، در آن به عنوان معاونت‌هائي مستقل، شروع به فعاليت كردند.
 آنچه در آرشیو ملِّي ایران و دیگر آرشیوها نگهداری می‌شود، حاصل تلاش‌ و کارکرد ادارات، گروه‌ها و بخش‌هائی از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و مؤسسه‌هاي دولتی است كه در اين زمينه سرگرم فعالیت هستند. این حاصل ارزشمند، سند نام دارد و برای آن، در فرهنگ‌های مختلف، تعاریف متعددی وجود دارد و رشته‌های گوناگون علمی نیز به فراخور مطالب مورد بحث خود، تعریف خاصی از سند ارائه داده‌اند. در سازمان اسناد و کتابخانة ملّی ایران، مصادیق سند بر اساس قانون حاکم بر این سازمان، عبارت است از: كلية اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، ريزفيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ديگر اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده يا به دستگاه دولت رسيده است و به طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي، به تشخیص معاونت اسناد ملّی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشد.
  همچنین در این ماده، قانون‌گذار، اهداف عمدة خود را از ایجاد آرشیو، جمع‌آوري و حفظ اسناد ملّي ايران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم  به اين اسناد و همچنين صرفه‌جوئي در هزينه‌هاي اداري و استخدامي، از طريق تمركز پرونده‌هاي راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و امحاي اوراق زائد، برشمرده است.
 يكي از اركان مهم سازمان اسناد ملّي ايران - كه هم اكنون نيز در حوزة معاونت اسناد ملّي سرگرم انجام وظيفه است- شوراي اسناد مي‌باشد. اموري چون تشخيص اوراق زائد قابل امحا و تصويب فهرست مشروح آن‌ها، تصويب آئين‌نامه‌هاي مربوط به نحوة بررسي و نقل و انتقال پرونده‌هاي راكد و اسناد ملّي، تصویب آئین نامه‌های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملّی و گذاشتن آن‌ها در دسترس عموم و همچنين تدوين تعرفة خدمات در خور ارائه، بر عهدة اين شوراست. با توجه به این قانون، خاستگاه بخش انبوه و اصلي اسنادی که در سازمان نگهداری و ارائه می‌شود، دولتی است.
نگاهي به فعاليت‌ها
معاونت اسناد، وظيفة سیاستگذاری و تبیین اهداف و برنامه‌ها، دریافت، شناسائي و گردآوري اسناد ملّي، ارزشیابی اسناد و ثبت آن‌ها در مجموعه، تنظيم و پردازش اسناد و آماده‌سازي آن‌ها براي ارائه به پژوهشگران، حفظ و نگهداري اسناد و تهية نسخة پشتيبان از آن‌ها، اشاعة اطلاعات با روش‌هاي گوناگون از جمله برگزاري نمايشگاه‌هاي سند، برگزاري همايش‌ها و نشست‌هاي مرتبط با فعاليت‌هاي معاونت، اطلاع‌رساني از طريق وبگاه سازمان و همكاري با ديگر آرشيوها و مراكز اسناد داخل و خارج از كشور را بر عهده دارد.   
 آرشيو ملّي، در طي ساليان متمادي حضور خود در صحنة فعاليت‌هاي فرهنگي كشور، توانسته است با گردآوري اسناد ارزشمند از طرق گوناگوني چون انتقال اسناد دولتي، پذيرش اسناد هديه شده و خريداري اسناد، از نابودي و يا خروج اسناد ارزشمند از كشور، جلوگيري كند و شرايط استفادة سند پژوهان را از اين گنجينه‌هاي ارزشمند فراهم آورد. سازمان جهت حفاظت اسناد از آسیب‌های احتمالی در زمان استفاده و یا تكثير اسناد، از آن‌ها نسخه‌های پشتیبان در انواع ریزنگاره (میکروفرم) و اسکن تهیه کرده است که در هنگام مراجعة پژوهشگران، اين گونه نسخه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد.

اداره‌كل شناسائي و فراهم‌آوري اسناد ملّي
اداره کل شناسائی و فراهم‌آوری اسناد ملّی، حلقة رابط ميان دستگاه‌هاي دولتي و آرشيو ملّي و به منزلة ورودی تشكيلات آرشيو است. ایجاد و نگهداری اسناد در دستگاه‌هاي دولتي، هم براي دولت و هم براي شهروندان ضروري و مورد نياز مي‌باشد، و به همين دليل، اسناد در بایگانی‌های جاری و نیمه جاری حفظ و نگهداری می‌شوند. یکی از وظایف این اداره کل، تعیین عمر مفید اسناد است. منظور از تعيین عمر مفيد اسناد، عبارت از تکمیل جداولي است كه برحسب مشخصات رديف‌هاي اسناد، موعدهای معيني براي نگهداري آن‌ها در بايگانی‌هاي دستگاه‌ها تعيين می‌کند. اين جداول، براي اسناد اختصاصي و عمومي دستگاه‌هاي دولتي تهيه می‌شود و انجام دقيق فرایند تکمیل آن، براي هريك از مؤسسات دولتي در جريان همكاري مشترك با كارشناسان آرشيو ملي محقق و به تصويب شوراي اسناد ملّي مي‌رسد. مهم‌ترين كاركرد تکمیل این جداول، جلوگيري از انباشت بي‌رويه و بي‌ضابطة اسناد و پرونده‌ها در بايگاني‌هاي جاري، نيمه جاري و راكد دستگاه‌هاست.
ارزشيابي سوابق اداري
با پایان پذيرفتن ارزش اداري و اولية سوابق در دستگاه تولید کننده، مدارك، مورد ارزشیابی کارشناسان این اداره کل  قرار می‌گیرد. در این فرایند، اسناد به منظور تعیین ارزش نگهداری در آرشیو ملّی، بررسی می‌شوند. براساس مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران، كلية اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، ريزفيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده، و به طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده ، بايد براساس مقررات خاصي مورد ارزشيابي قرار گيرند تا اسنادي كه از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي، واجد ارزش نگهداري دائم هستند، به آرشيو ملّي منتقل و اوراق زائد، پس از صدور اجازة امحا از شورای اسناد - که تنها مقام ذی صلاح در این زمینه است-  روانة چرخة بازيافت شوند.
شناسايي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم
از مهم‌ترين وظايف آرشيو ملّي برنامه‌ريزي براي شناسايي، انتقال و نگهداري اسناد با ارزش نگهداري دائمي است. فعاليتي كه نيازمند دقت نظر زيادي است. زيرا از امحاي اسناد با ارزش جلوگيري شود و از انتقال و نگهداري اوراق زايد نيز پرهيز گردد.
علاوه بر وظایف مذکور، ایجاد ارتباط با سازمان‌ها و مؤسسات دولتي و ارائة مشاوره در زمينة اسناد، تدوين و اصلاح آئين‌نامه‌ها و مقررات اسنادي و ابلاغ آن‌ها به مؤسسات دولتي، انتقال و نگهداري اسناد راكد دستگاه‌ها در بخش بايگاني ملّي، پاسخگوئي به مالکان حقیقی و حقوقی اسناد و شناسائي اسناد داراي ارزش نگهداري دائم در خارج از تشكيلات دولتي و برنامه‌ريزي براي انتقال آن‌ها به آرشيو ملّي به صورت هديه و خريد نیز، از دیگر وظایف این اداره‌کل است.

دبيرخانة اسناد اهدائي و خريداري و وظايف آن
اسناد شخصي:
در دوران قاجار و تا زمان به سلطنت رسیدن ناصرالدین شاه و صدور فرمان تشکیل وزارتخانه‌ها، اکثر فرمان‌های دولتی و نیز نامه‌نگاری‌هائی که میان سران مملکتی و امرای کشوری و لشکری صورت می‌گرفت، معمولاً به دست همين افراد به خانه‌هایشان انتقال می‌یافت و تنها تعداد محدودی از آن‌ها به صورت بیوتات سلطنتی و اسناد خزانه به ما رسیده است. در اين سال‌ها، گرچه در دربار پادشاه، برخی اسناد نگهداری می‌شد و جائی هم برای این منظور در نظر گرفته شده بود؛ اما حکام ایالات و ولایات - که به‌ عنوان نمایندة پادشاه، عهده‌دار وظایفی چند از جمله، جمع‌آوری مالیات و سرباز گیری بودند- كارها را با تکیه بر بنیچه‌هائی انجام مي‌دادند كه در آن‌ها، تعداد سرباز و میزان مالیات مشخص شده بود. ساير مکاتباتی که درامور مختلف مناطق تحت حاکمیت با پایتخت و يا اهالی  رد و بدل می‌شد، نزد حاکم می‌‌ماند و به منزلة اموال شخصی تلقي مي‌شد. لذا زمانی که حاکم منطقه‌ای تغییر می‌كرد، آنچه به نفر بعدی منتقل می‌شد، همان بنیچه‌ها بود و بقیة اسناد، یا امحا می‌‌شد و یا حاکم سابق، آن‌ها را به خانه و محل استقرار جدید خود انتقال می‌داد. اين وضعیت، كمابیش در وزارتخانه‌ها نیز برقرار بود. این مسئله، خود ‌به خود به خروج اسناد از تشکیلات دولتی و انتقال آن‌ها به خانه‌ها انجاميد. علاوه بر اين موارد، اقشار مختلف مردم به مناسبت و حسب موقعیت اجتماعی، اسنادی چون فرمان‌ها، احکام، وقفنامه‌ها، قباله‌های مالکیت، صلحنامه و هبه‌نامه‌ها را تولید و یا از تشکیلات دولتی و دربار دریافت می‌كردند كه اين اسناد نيز، در كنار اسناد ديگر به گوشة زير زمين‌ها و يا داخل صندوق‌ها راه مي‌يافت.
ساماندهي اسناد شخصي
پس از تأسيس سازمان اسناد ملّي ايران، اين سازمان به منظور عمل به تكاليف خود در زمينة شناسائي و گردآوري اسناد ارزشمند، براي آن دسته از اسناد شخصي نيز راهکارهای مختلفی در نظر گرفت كه يكي از آن‌ها، شيوة خريداري اسناد است. بر اساس مادة پنجم آئین نامة خریداری اسناد، (مصوب جلسة 227 شورای سازمان)، این اسناد پس از انجام امور ثبتی، طبق اصول آرشیو، جزو اموال دولتی محسوب می‌شوند و نام فروشنده، به عنوان منشأ سند تلقی و ضبط می‌شود. روال شناسائی و انتقال اسناد خريداري، بدین گونه است که ابتدا کارشناسان متخصص اسناد دريافتي از فروشنده را، مورد بررسی و ارزشيابي اوليه قرار مي‌دهند. با تهیه شدن فهرست توصیفی، اسناد به منظور تعیین قیمت به كارگروه خرید اسناد تحویل می‌گردد. پس از تعیین شدن قيمت، در صورت رضایت فروشنده به قیمت تعیین شده، مجموعه، خریداری شده، و به منظور آماده سازي و پردازش اطلاعات، در چرخة کاری قرار مي‌گيرد. اين اسناد در نهایت به مخازن آرشيوي انتقال مي‌يابد.
برخي از اسناد شخصي نيز توسط اشخاص حقیقی و حقوقی به خزانة سازمان اهداء می‌شوند كه  بر اساس مادة 8 آیین‌نامة نحوة دسترسی به اسناد آرشیوی، در ردیف اسناد آرشیوی قرار می‌گیرند. در اين صورت، استفاده از آن‌ها مشمول مفاد آئین نامة مذکور است. به جرئت مي‌توان گفت كه مجموعه‌هاي اسناد اهدا شده به سازمان اسناد و كتابخانة ملي، از غني‌ترين اسناد موجود در آرشيو ملي ايران محسوب مي‌شوند؛ به‌طوري‌كه قديمي‌ترين سند سازمان- كه بيش از 700 سال قدمت دارد - در زمرة همين اسناد است. تلاش براي دريافت اسناد اهدائي از دهة 1370 به بعدسريع‌تر شده است و تاكنون، صدها مجموعة ارزشمند به سازمان  اهدا گرديده است كه از آن ميان مي‌توان مجموعه‌هاي دريافتي از خانواده‌هاي علي اصغر حكمت، محمد علي جمالزاده، ملك الشعراي بهار و پروين اعتصامي را نام برد.

اداره‌کل تنظیم و پردازش اسناد
اداره‌کل تنظیم و پردازش اسناد، محل بررسي، تحلیل، استخراج و آماده سازي داده‌هاي خام اسناد و تبديل آن‌ها به واسطه‌ای براي برقراري ارتباط میان اسناد و کاربران، از طریق آدرس‌هائي صحيح به منظور بازيابي آسان اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان ممکن است.  
اسناد آرشيوي، چه متني و چه غير متني، از نظر مبدأ و منشأ دريافت – كه محور توصيف آرشيوي است – به دو دستة دولتي و غير دولتي تقسيم می‌شوند. اسناد، از طریق انتقال از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی یا خریداری از اشخاص حقیقی و حقوقی و یا هديه، گردآوری می‌شوند. سوابقي كه در مرحلة ارزشيابي، واجد ارزش نگهداري دائمي تشخيص داده مي‌شوند، پس از طي مراحل تنظيف و ضدعفوني، براساس اولويت‌هاي تعيين شده، با تکیه بر دو عنصر «اهميت موضوع» و «قدمت»، وارد مرحلة توصيف و تنظيم می‌شوند.
وظايف اصلي
1. تنظيم و توصيف اسناد
توصيف اسناد متني، در چارچوب كاربرگه‌هاي ويژة توصيف و تنظيم اسناد متني انجام می‌گيرد که در طراحي آن، استاندارد بين‌المللي توصيف آرشيوي (ISAD) مد نظر قرار گرفته است. توصيف اسناد غير متني مانند عكس نيز بر حسب نوع رسانه، با طراحي كاربرگه‌هاي ويژه و توصيف و تنظيم در قالب آن‌ها انجام می‌شود. در تنظيم و توصيف اسناد، رعایت دو اصل معتبر در میان تمامی آرشیوداران ضروری است؛ این دو، عبارتند از اصل «پاس‌داشت منشأ سند» و ديگري، اصل «حفظ نظم و ترتيب نخستين سند». بر اين اساس اسناد دريافتي با همان نظم و ترتيب نخستين خود وارد فرايند توصيف می‌شوند و کارشناس، اجازة جابجايي يا درهمكرد آن‌ها را ندارد.
فهرست نويسي اسناد آرشيوي، در دو قسمت ثبت اطلاعات توصيفي (مشخصات ظاهري) و ثبت اطلاعات محتوائي (موضوعي) انجام می‌شود و در آن، از قواعد چکیده نویسی و زبان نمایه‌ای در ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده می‌شود. در کلیة مراحل کاری تحقیق، تدوین و به‌کارگیری معیارها و موازین صحیح و مناسب در تنظیم و توصیف اسناد، بر اساس استانداردهای جهاني برای نتیجه بخشی بهتر، مد نظر کارشناسان این اداره کل است. استانداردهای جهاني توصیف آرشیوی - که در کمیسیون ویژة این امر در شورای جهانی آرشیو (ICA) تهیه شده است – در این اداره‌کل بومی‌سازی می‌شود و قواعد، آيين‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و رهنمودهاي تنظيم و توصيف اسناد آرشيوي، به منظور ایجاد هماهنگی و نظارت بر تنظیم و پردازش اسناد در سایر آرشیوها و مراکز اسنادی و همچنین مدیریت‌های منطقه‌ای سازمان، تهیه و تدوین می‌شود.
2. مستند سازي
از آنجايي كه كلية كليدواژه‌هاي مورد استفاده در تنظيم و توصيف اسناد بايد مستند شده و در چارچوب نظام ارجاعات قرار گيرد، واحد مستندسازي وظيفة تدوين بانك‌هاي اطلاعاتي در حوزه‌هاي مختلف رجال و مشاهير، موضوعات، سازمان‌هاي دولتي، اسامي جغرافيايي، احزاب و ايلات و عشاير را بر عهده دارد. به عبارت ديگر، تمامي واژه‌ها و اصطلاحاتي كه توسط كارشناسان تنظيم و توصيف براي اسناد مختلف توليد مي‌شود، بايد در اين واحد به شكلي مستند و پذيرفته شده درآيند كه غالباً در چارچوب نظام اصطلاحنامه (تزاروس) قرار مي‌گيرند.
نگاهي به كارنامة اداره كل تنظیم و پردازش اسناد
اداره کل تنظیم و پردازش اسناد، طی سال‌های متمادی خدمت خود، آماده‌سازی اسناد مجموعه‌هائی از رياست جمهوري و وزارتخانه‌هايي چون آموزش و پرورش، امور خارجه، دارائي، راه و ترابري، بهداشت، نيرو، دادگستري، كشور و سازمان‌هاي مديريت و برنامه‌ريزي، اوقاف و امور خيريه و زندان‌ها، و استانداري‌هاي اصفهان، بوشهر، خوزستان، هرمزگان و فارس و مجموعة بیوتات سلطنتی و خزانه، و مجموعه‌ اسناد هديه شده و خريداري و همچنين مجموعه آلبوم عكس‌هاي تاريخي يا خاندان‌هاي سرشناس را، در کارنامة کاری خود دارد. تلاش کارشناسان این اداره‌کل در مراعات جامعیت و مانعیت توصیف اسناد و دقت در امر ذخیره سازی اطلاعات، موجب سهولت و سرعت کار سند پژوهان در بازیابی اسناد مورد نیاز خود، شده است.

اداره‌كل حفاظت و نگهداري
کشور ما، به دلیل سابقة دیرین تمدن، دارای پیشینه‌های ارزشمندی است که حفاظت از آن‌ها در راستاي معرفی گذشتة پر افتخار ملّی‌مان، نقش بسزائی دارد. امروزه، اين آثار در اثر كمبود آگاهي از نحوة صحيح نگهداري، به‌كارگيري شيوه‌هاي نامناسب حفاظتي و مرمت‌هاي غير اصولي، در معرض تخريب و نابودي قرار دارند. به همين سبب، مي‌بايد تمهيداتي انديشيده شود تا روند فرسايش آثار گرانبها را به حداقل برساند. اداره‌كل حفاظت و نگهداري با همكاري سازمان يونسكو، از سال 1355 با هدف حفظ و نگهداري از منابع آرشيوي و كتابخانه‌اي و سپردن ميراث گذشتگان به آيندگان، فعاليت خود را آغاز كرده است.
 فعاليت‌ها
اين اداره‌كل با بهره‌گيري از توانمندي‌هاي تخصصي كارشناسان خود، در زمينة ايجاد تشكيلاتي منسجم براي تحقق اهداف حفاظتي و مرمتي، اشاعة اطلاعات تخصصي در زمينة چگونگي مرمت و حفاظت اسناد، ترويج فرهنگ اسنادي در ميان سازمان‌ها و ديگر علاقه‌مندان، گسترش هسته‌هاي مطالعاتي جهت هماهنگ‌سازي روش‌هاي حفاظت و نگهداري، فعاليت دارد. به همين منظور، تاكنون دوره‌هاي مختلفي در قالب آموزش‌هاي تخصصي حفاظت و مرمت اسناد به صورت نظري و عملي، براي كاركنان مراكز اسنادي، دستگاه‌هاي دولتي در سطح كشور، و متقاضيان معرفي شده از آرشيو و كتابخانه‌هاي برخي كشورهاي همسايه، برگزار شده است.
يكي ديگر از فعاليت‌هاي اين اداره‌كل، ارائة خدمات فني و مشاوره‌اي به مراكز اسنادي، آرشيوها و كتابخانه‌هاي سراسر كشور، جهت دستيابي به استانداردهاي حفاظت و نگهداري منابع و محيط‌هاي آرشيوي در سطح كشور است. از سوي ديگر، با گردآوري اطلاعات، تأليف مقالات در مجامع داخلي و بين‌المللي، تهية دستورالعمل‌هاي اجرائي، همكاري در تدوين استاندارد‌هاي مرمتي و حفاظتي و برقراري ارتباط با مراكز مشابه داخلي و خارجي، اقدامات مؤثري  در خصوص حفاظت از تمدن بالندة مكتوب كشورمان صورت پذيرفته است.
بخش ضدعفوني
با توجه به وجود آلودگي فراوان و شيوع انواع قارچ و حشرات در مخازن و بايگاني‌هاي اكثر مراكز اسنادي و كتابخانه‌ها، به دليل رعايت نشدن اصول حفاظت و نگهداري، منابع موجود دستخوش آسيب وخسارات شديدي مي‌شوند. به همين سبب، نظر به افزايش حجم اسناد ورودي به آرشيو ملي و درخواست‌هاي ضدعفوني مراكز اسنادي، كتابخانه‌هاي عمومي و موزه‌ها، هم اكنون كارشناسان متخصص اين بخش، با بهره‌گيري از تجهيزات ضدعفوني گاز اكسيد اتيلن در محيط خلأ، به آفت زدائي منابع آلوده مي‌پردازند. ارائة مشاوره‌هاي فني در خصوص ضدعفوني مخازن آلودة آرشيوي و كتابخانه‌اي بر اساس آخرين استانداردها و اطلاعات مربوط به انواع روش‌هاي ضدعفوني را،  مي‌توان از فعاليت‌هاي ديگر اين بخش نام برد.
آزمايشگاه‌هاي تخصصي شيمي و بيولوژي
به منظور بررسي چگونگي فرايندهاي فرسايش شيميائي، بيولوژيكي و زيست محيطي موجود در آثار، كارشناسان آزمايشگاه‌هاي شيمي و بيولوژي، ضمن شناخت و بررسي عوامل مختلف ويرانگر از جمله شناسائي ريزاندامگان‌ (ميكروارگانيسم)ها، علل و عوامل مساعد در رشد و تكثير آن‌ها - كه در فرسودن منابع نقش دارند - به اتخاذ تدابير و انجام اقدامات لازم جهت مبارزه با آفات و بهبود شرايط، همچنين شناخت تاثير عوامل فيزيكي و شيميائي مي‌پردازند. همچنين، شناخت خصوصيات و بررسي كيفيت مواد كاربردي در مرمت اسناد و كتاب‌ها، آخرين اطلاعات مربوط به انواع روش‌هاي آسيب‌زدائي و انجام آزمايش‌هاي گوناگون در بررسي مواد و روش‌هاي پيشنهادي، انجام نمونه‌برداري از اسناد آلوده و ايجاد بانك اطلاعات از آلودگي‌هاي بيولوژيك و بازديد ادواري از مخازن آرشيو جهت نظارت بر شرائط نگهداري، از ديگر فعاليت‌هاي اين بخش است.
  كارگاه‌هاي تخصصي مرمت آثار كاغذي و جلدهاي آسيب ديده
 مرمت را، می‌توان به معنای بازسازی، احیا و یا استحکام بخشی به اسنادی تعريف كرد که از عوامل آسیب رسان صدمه ديده‌اند؛ باشد كه با گذشت زمان، روند فرسايشي آن کاهش يابد و یا از آن جلوگیری شود. هر ميزان هم كه حفاظت از آثار قديمي با دقت و به طور كامل انجام گيرد باز هم نمي‌توان اين ميراث ارزشمند بشر را از فرسايش ناشي از بودن،  مصون نگاه داشت. امروزه به رغم تمامي كوشش‌هائي كه در اين زمينه انجام مي‌گيرد، ميزان فرسودگي آثار دستنوشته، به دليل رعايت نشدن شرائط استاندارد نگهداري يا ناآگاهي كاركنان مرتبط با منابع، افزايش چشمگيري يافته است. مرمتگران متخصص اين بخش، در راستاي حفظ اسناد ملي و تاريخي اين مرز و بوم، ابتدا نسبت به فن‌شناسي اثر اقدام مي‌كنند. آن‌گاه بر پاية اطلاعات به دست آمده، با استفاده از روش‌هاي استاندارد مرمتي، به بازسازي و ترميم آثار مي‌پردازند و در صورت لزوم، جلد‌هاي آسيب ديدة كتاب‌هاي خطي را، با دقت و ظرافت بسيار زيادي مرمت مي‌نمايند. از سوي ديگر، کارشناسان این بخش به تحقیقات و مطالعات در زمينة رفع مشکلات موجود در این رشته، بر پایة اطلاعات دريافتي از شبکة جهانی و ديگر آرشیوهای معتبر دنیا،  مبادرت مي‌ورزند.
اداره كل اطلاع رساني و ارتباطات
اداره‌كل اطلاع رساني و ارتباطات، در سال 1385 به دنبال تغيير تشكيلات سازماني، در حوزة معاونت اسناد ملّي سازمان اسناد و كتابخانة جمهوري اسلامي تشكيل شد. اين اداره‌كل، در قالب سه گروه و يك اداره، وظيفة ساماندهي مخازن و نگهداري اسناد آرشيوي، تهيه و تدوين مجموعة فهرست اسناد، اطلاع رساني و برقراري ارتباطات آرشيوي را بر عهده دارد.
اسناد ملّي
اسنادي كه در اين اداره‌كل نگهداري مي‌شود، در وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و ديگر مؤسسه‌هاي وابسته به دولت، توليد يا دريافت شده است. از اين رو، انبوهي از اسناد با ارزش ملّي را، اسناد مربوط به حكومت، سازمان‌ها و مكاتبات اداري تشكيل مي‌دهد. البته در خزانة آرشيو، اسناد اهدائي و خريداري نيز با منشأ شخصي نگهداري مي‌شود.
اسناد ملّي، داراي طيف گستردة موضوعي هستند و از اين رو، به عنوان مستنداتي ارزشمند در پژوهش‌هاي سياسي، تاريخي، اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي به شمار مي‌روند. زبان بيش‌تر اسناد نگهداري شده در آرشيو ملّي ايران، فارسي است؛ علاوه بر اين، اسنادي هم به زبان‌هاي انگليسي، فرانسه، روسي، عربي، تركي و ديگر زبان‌ها، در خزانة آرشيو نگهداري مي‌شود. قديمي‌ترين سند موجود در مخازن آرشيوي، وقفنامه‌اي مربوط به دورة ايلخاني (726 ق.) مي‌باشد كه به سازمان هديه شده است.
اسناد موجود در آرشيو، داراي شكل‌هاي گوناگون است مانند اسناد نوشتاري (طومارها، مكاتبات اداري)، ترسيمي (نقشه‌ها)، ديداري و شنيداري (عكس، اسلايد، انواع نوارهاي صوتي و تصويري)، ريزنگاره‌ها (ريزفيلم، ريزبرگه) و گرافيكي (پوستر). كار دريافت، ثبت، جايگزيني و نگهداري اين اسناد در مخازن ويژة نگهداري اسناد (مخازن نگهداري اسناد كاغذي، مخزن ويژة حامل‌هاي رنگي، مخزن ويژة اسناد مغناطيسي و مخزن گاو صندوقي) انجام مي‌شود. اين مخازن، تحت نظارت مداوم كارشناسان است و سعي شده استانداردهاي نگهداري اسناد، با توجه به شرايط خاص آن‌ها رعايت شود.
اطلاع رساني و ارتباطات
اين اداره‌كل، همچنين به منظور دست يافتن به اهداف خود، در برقراري ارتباط با علاقه‌مندان سند پژوهي و معرفي معاونت اسناد در سطح جامعه و نيز حفظ ارتباط با ديگر آرشيوها و مراكز اسنادي، اقدام به برگزاري نمايشگاه (حقيقي و مجازي)، همايش‌ها و نشست‌هاي تخصصي، گشت‌هاي آرشيوي و ارائة اسناد مربوط به هر ماه، در قالب روزشمار تاريخ به روايت اسناد ملّي كرده و از اين طريق، توانسته است به تحقق مأموريت خود در اين زمينه، جامة عمل بپوشاند.      
اداره‌كل اطلاع رساني و ارتباطات، ميعادگاه تمامي تاريخ پژوهان و افرادي است كه علاقه‌مند به مستند و ارزشمند ساختن پژوهش‌هاي خود، با استفاده از اين گنجينه‌هاي ملّي هستند. از اين رو، در اين اداره‌كل تمهيداتي انديشيده شده تا كاربران بتوانند با مراجعه به بخش اطلاع رساني و كسب مجوز بهره برداري از خدمات آرشيوي، تصاوير رقمي (ديجيتال) اسناد مورد نياز خود را، با رعايت مواد موجود در آئين نامة نحوة دسترسي به اسناد آرشيوي، جستجو و دريافت نمايند.

استفاده از خدمات آرشيو ملّي ايران
اداره‌ كل اطلاع‌رساني و ارتباطات، يكي از ادارات كل معاونت اسناد ملي در سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران است كه دو وظيفة اصلي حفظ و نگهداري اسناد و اشاعة اطلاعات موجود در آن‌ها را، بر عهده ‌دارد. ارائة خدمات آرشيوي، در گروه اطلاع رساني اسناد و در مكاني با عنوان «تالار پژوهش» صورت مي‌گيرد.
شرايط بهره‌برداري از خدمات آرشيوي
واحد امور مشترکان در تالار پژوهش، وظیفة ارائة برگ درخواست استفاده از خدمات آرشيو ملّي ايران را به پژوهشگران و همچنين راهنمائی آن‌ها را در زمينة استفاده از اسناد، بر عهده دارد. مشاهدة اطلاعات اسناد از دو روش مراجعه به نسخه‌هاي رقمي (ديجيتالي) و اصل اسناد(در شرایط خاص و تحت نظارت آرشیوداران) امكان پذير است. تصاوير منتخب اسناد، پس از بررسي، تعيين هزينه‌هاي مقرر، دريافت فيش پرداخت هزينه و نقش مهر سازمان، بر روی لوح فشرده ذخيره و به پژوهشگر تحويل داده مي‌شود. استفاده از اسناد بر اساس قانون تأسيس سازمان، آئين نامة نحوة دسترسي به اسناد آرشيوي و دستورالعمل‌هاي جاري، ممكن است و پژوهشگران، موظف هستند ضمن رعايت قوانين و مقررات حاكم بر نحوة دسترسي، به منظور رعایت حقوق معنوی سازمان اسناد و كتابخانة ملّي ايران، در سخنرانی‌ها، تقریرات و تألیفات خود، نام سازمان و شمارة اسناد مورد استفاده را يادآوري نمایند. مسئولیت نحوة استفاده از اسناد و تفسیر آن‌ها نیز بر عهدة بهره‌برداران خواهد بود.
پرداخت هزينه‌ها
پرداخت هزينه‌هاي مربوط به آماده سازي تصاوير اسناد درخواستي، ارسال تصوير اسناد (از طريق پست، دورنگار، ایمیل) و هزينه‌هاي مشابه ، بر عهدة متقاضي است. پرداخت كلية هزینه‌هاي مربوط به خدمات دريافتي، تنها از طریق واریز وجوه به حساب سيباي شمارة 2170409001002 بانک ملّی ایران، شعبة كتابخانة ملّي (کد 1205)، امکان پذیر است.
نشاني آرشیو ملی ایران:
 تهران: بزرگراه شهيد حقاني(شرق به غرب)، ابتداي خيابان كوشا، مقابل ورزشگاه شهيد كشوري، سازمان اسناد و كتابخانه ملّي جمهوري اسلامي ايران، ساختمان آرشيو ملّي، شناسة پستي 13111-15486 ، صندوق پستي 3693 – 15875.      تلفن 22903305Web site:  www.nlai.ir     


نظرات خوانندگان:
 
چنانچه نقدی یا نظری به اثر یا مطلب فوق دارید آن را بیان فرمایید.
نام:
نام خانوادگی:
پست الکترونیک:
متن پیام:
تصویر امنیتی:

بازگشت به صفحه اول

 
 استفاده از مطالب اين سايت با ذکر منبع بلامانع است.
? Design: Niknami.ir